Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và phòng marketing không quá rõ ràng nhưng cũng như các phòng ban khác, phòng marketing cũng chịu sự chi phối tương đối nhiều ở phòng nhân sự. Không ít trường hợp 2 phòng ban này không tìm được tiếng nói chung dẫn đến hiệu quả hoạt động của phòng marketing không đảm bảo.
Sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà còn phụ thuộc một phần lớn vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau. Cùng Neyul tìm hiểu về tầm quan trọng đó và mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là một số hoạt động chung cần sự hợp tác của 2 phòng ban:
I. Vai trò của phòng nhân sự và marketing trong doanh nghiệp
Cả bộ phận nhân sự và bộ phận marketing đều đảm nhiệm nhiệm vụ có tính quan trọng trong sự phát triển của cả doanh nghiệp.
- Chức năng của phòng nhân sự: quản lý nhân sự: ứng tuyển, chính sách phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc hiệu quả.
- Chức năng của phòng marketing: có nhiệm vụ lên chiến lược marketing, xây dựng chiến lược tiếp thị và quảng bá thương hiệu làm tăng trưởng doanh thu và thị phần.
Hai phòng ban này thường cộng tác với nhau nhằm thúc đẩy sự tiến bộ, phát triển của tổ chức, và hoàn thành những mục tiêu chung.
II. Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và phòng marketing
Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và phòng marketing không quá rõ ràng nhưng cũng như các phòng ban khác, phòng marketing cũng chịu sự chi phối tương đối nhiều ở phòng nhân sự. Không ít trường hợp 2 phòng ban này không tìm được tiếng nói chung dẫn đến hiệu quả hoạt động của phòng marketing không đảm bảo.
Sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ, kế hoạch kinh doanh & marketing mà còn phụ thuộc một phần lớn vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau.
Dưới đây sẽ là một số hoạt động chung cần sự hợp tác của 2 phòng ban.
1. Phối hợp đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân sự
- Phòng nhân sự: Phối hợp với phòng marketing đánh giá về kỷ luật và cách cư xử của nhân viên tại nơi làm việc, bao gồm việc thực hiện kỷ luật và quan sát phong cách làm việc và đánh giá một phần về hiệu suất công việc.
- Phòng marketing: Phòng marketing tham gia vào việc xây dựng quy trình, phát triển hệ thống đo lường KPI cho nhân viên của phòng marketing. Đề xuất các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực, văn hóa và quy định công việc nhằm tạo một không gian làm việc hiệu quả cũng như hài hòa.
2. Phối hợp tuyển dụng
- Phòng nhân sự: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự như yêu cầu, mô tả công việc, các khoản phúc lợi, lương và tiến hành các bước sàng lọc CV, gọi điện thoại, gửi email và phỏng vấn các ứng viên. Ngoài ra, phòng nhân sự còn chịu trách nhiệm đánh giá và lựa chọn các ứng viên đáp ứng các tiêu chí của công ty.
- Phòng marketing: Tạo quảng cáo cho trang web tuyển dụng, thiết kế hình ảnh, video về văn hóa doanh nghiệp theo mong muốn của phòng nhân sự. Điều này giúp thu hút đúng đối tượng ứng viên phù hợp với yêu cầu mà công ty đưa ra.
3. Xây dựng, phát triển và truyền thông văn hóa doanh nghiệp
- Phòng nhân sự: Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp qua những quy tắc ứng xử, giá trị cốt lõi, tầm nhìn mà ban lãnh đạo đã đặt ra. Phòng nhân sự cũng tổ chức các chương trình đào tạo, sự kiện nội bộ để củng cố, phổ biến văn hóa này nhằm hướng đến một môi trường làm việc tích cực, hợp tác và sáng tạo.
- Phòng marketing: Bao gồm nhiệm vụ truyền thông về văn hóa doanh nghiệp bên trong công ty và bên ngoài công ty. Phòng sẽ thực hiện các chiến dịch, sự kiện và hình ảnh (bài viết, video, hình ảnh) để quảng bá giá trị văn hóa công ty nhằm nâng cao giá trị thương hiệu, tạo sự chú ý với ứng viên (người lao động) và xây dựng hình ảnh công ty là một nơi làm việc lý tưởng.
4. Duy trì sự cân bằng giữa các lợi ích và quyền lợi giữa phòng marketing
- Phòng nhân sự: Đảm bảo lợi ích, chế độ đãi ngộ và chính sách KPI của tất cả các phòng ban bao gồm ngân sách được phân bổ cho các hoạt động marketing một cách hiệu quả. Hơn nữa, tạo ra một môi trường thúc đẩy sự tự cải thiện và học tập liên tục của nhân viên, việc thực hiện các chương trình đào tạo hỗ trợ sẽ giúp nhân viên đạt được kết quả mong muốn trong công việc của họ.
- Phòng marketing: Phòng marketing có trách nhiệm cung cấp cho phòng nhân sự thông tin chi tiết về các hoạt động, hiệu suất công việc, tình hình hỗ trợ và mối quan hệ hợp tác giữa phòng marketing với các phòng ban khác. Điều này cho phép phòng nhân sự đo lường hiệu suất của phòng marketing để có thể xem xét và xây dựng các chính sách phúc lợi và đào tạo phù hợp.
5. Đảm bảo quyền hạn, không chồng chéo công việc nội bộ.
Phòng nhân sự và phòng marketing phải làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận để không xảy ra tình trạng trùng lặp công việc. Đồng thời, mỗi phòng ban cần xác định các nhiệm vụ chức năng của mình, tôn trọng mục đích và sự phân công công việc của nhau. Hợp tác hiệu quả mà không can thiệp vào công việc quản lý nội bộ của phòng ban khác.
6. Thông tin nội bộ
- Phòng nhân sự: Có nhiệm vụ nắm giữ mọi thông tin và dữ liệu liên quan đến nhân sự, doanh nghiệp cũng như là các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm các tài khoản và các kênh marketing thông qua admin như (nhân viên quản trị, lưu trữ, phân quyền tài nguyên).
- Phòng marketing: Có trách nhiệm trong việc sử dụng, duy trì, bảo vệ các tài sản, nguồn của doanh nghiệp và bàn giao khi hoàn thành công việc.
7. Thiết lập và thực hiện các mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Mục tiêu cơ cấu nhân sự: Hai phòng ban này sẽ bàn bạc để thống nhất về cơ cấu nhân sự, cũng về việc tuyển chọn các nhân sự đáp ứng văn hóa doanh nghiệp và nhu cầu phát triển doanh nghiệp.
- Mục tiêu về ngân sách phòng marketing: Hai phòng ban này sẽ làm việc với nhau để thỏa thuận ngân sách, các dự kiến kinh phí và các chi của marketing đảm bảo hiệu quả và minh bạch hướng đến các mục tiêu chiến lược chung.
8. Phối hợp thực hiện các hoạt động nội bộ
- Tuân thủ các hoạt động được tổ chức nội bộ bởi doanh nghiệp như: team building, year end party, kỷ niệm thành lập doanh nghiệp nhằm xây dựng gắn kết giữa các thành viên.
- Hỗ trợ trong việc phát triển các tài liệu quảng cáo khác nhau làm việc giữa hai bộ phận, chẳng hạn như danh thiếp (name card), thẻ nhân viên và đồng phục để thể hiện hình ảnh đồng nhất và chuyên nghiệp của công ty.
III. Nếu doanh nghiệp không tận dụng hết tối đa tiềm năng hợp tác của hai phòng ban thì sẽ dẫn đến vấn đề gì?
Đầu tiên, sự liên kết không chặt chẽ giữa hai phòng ban sẽ khiến chiến lược và mục tiêu không đồng nhất, gây tốn kém nguồn lực và giảm hiệu quả công việc. Việc này sẽ làm bỏ lỡ nội dung chủ doanh nghiệp thực sự mong muốn truyền đạt, dẫn đến hình ảnh công ty không nhất quán và không thể hiện được bản sắc riêng của mình.
Tiếp theo, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội thu hút nhân tài nếu bộ phận marketing không phối hợp với bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển dụng. Tóm lại, thiếu sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự và marketing sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc, làm suy yếu khả năng phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nhưng việc phòng nhân sự yêu cầu các báo cái chi tiết hay can thiệp quá sâu vào các hoạt động của phòng marketing là điều phổ biến hiện nay. Các bạn làm nhân sự thật sự sẽ không thể nắm rõ các các việc về marketing và ngược lại. Việc can thiệp hay hợp tác của 2 phòng ban này cần sự lắng nghe, thấu hiểu và tạo điều kiện cho nhau chứ không phải là việc phòng ban này can thiệp sâu rộng vào phòng ban khác. Và dĩ nhiên, 2 phòng ban này là đồng cấp với nhau, nếu BOD doanh nghiệp không biết cách điều phối rất dễ xảy ra tình trạng phòng nhân sự can thiệp quá sâu vào phòng marketing.
Xem thêm: Các Vấn Đề Về Quản Trị Phòng Marketing Doanh Nghiệp Thường Mắc Phải
