Xây dựng team marketing không đơn thuần là tuyển dụng một vài nhân sự về Content, Design hay Digital Marketing. Trên thực tế, nhân sự chỉ là một phần trong toàn bộ hệ thống marketing của doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, không có mục tiêu cụ thể và không có quy trình vận hành, đội ngũ dù đông đến đâu cũng rất khó tạo ra hiệu quả.
Một team marketing nên được xây dựng theo từng giai đoạn, phù hợp với quy mô, nguồn lực và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Thay vì cố gắng xây dựng một phòng marketing hoàn chỉnh ngay từ đầu, doanh nghiệp nên bắt đầu từ một bộ khung tinh gọn, sau đó từng bước mở rộng khi hoạt động kinh doanh và marketing phát triển.
1. Xây dựng kế hoạch marketing
Đây là bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất trong quá trình xây dựng team marketing. Trước khi tuyển dụng bất kỳ nhân sự nào, doanh nghiệp cần xác định rõ mình sẽ triển khai những hoạt động marketing gì, mục tiêu là gì và sẽ thực hiện trong khoảng thời gian bao lâu.
Nếu chưa có một kế hoạch marketing tổng thể, doanh nghiệp sẽ không có được bức tranh toàn cảnh để xác định cần bao nhiêu nhân sự, cần những vị trí nào và ngân sách phải đầu tư ra sao. Khi đó, việc tuyển dụng thường diễn ra theo cảm tính, dẫn đến tình trạng thiếu người ở những vị trí quan trọng nhưng lại dư nguồn lực ở những công việc chưa thực sự cần thiết.
Ở giai đoạn này doanh nghiệp có thể tuyển dụng trước một nhân sự leader/manager để hỗ trợ xây dựng!
Đánh giá tiềm lực doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng kế hoạch marketing là đánh giá toàn bộ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xác định doanh nghiệp đang ở đâu, có những lợi thế gì và còn thiếu những nguồn lực nào trước khi bắt đầu triển khai các hoạt động marketing.
Việc đánh giá nên bao gồm năng lực đội ngũ, tình hình tài chính, sản phẩm hoặc dịch vụ, thương hiệu hiện tại, hệ thống bán hàng, dữ liệu khách hàng cũng như các hoạt động marketing đang triển khai. Khi hiểu rõ tiềm lực của mình, doanh nghiệp sẽ xây dựng được kế hoạch phù hợp với thực tế, phân bổ ngân sách hợp lý và tránh đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng triển khai trong từng giai đoạn.
Xác định mục tiêu marketing
Sau khi đánh giá nguồn lực, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu marketing trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Mỗi giai đoạn sẽ có những mục tiêu khác nhau, từ xây dựng nền tảng thương hiệu, gia tăng độ nhận diện, thu hút khách hàng tiềm năng đến mở rộng thị trường hoặc thúc đẩy doanh số.
Việc xác định mục tiêu rõ ràng không chỉ giúp toàn bộ hoạt động marketing có định hướng thống nhất mà còn là cơ sở để lựa chọn kênh triển khai, xây dựng kế hoạch nội dung, phân bổ ngân sách và xác định cơ cấu nhân sự phù hợp. Một mục tiêu càng cụ thể thì quá trình triển khai và đo lường hiệu quả sẽ càng dễ dàng và chính xác.
Lựa chọn kênh marketing
Sau khi xác định được mục tiêu marketing, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những kênh phù hợp để triển khai. Việc lựa chọn không nên dựa trên xu hướng hay đối thủ đang làm gì, mà cần dựa vào ngành nghề, khách hàng mục tiêu, ngân sách và nguồn lực hiện có. Mỗi kênh đều có ưu điểm và vai trò khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần ưu tiên những kênh có khả năng mang lại hiệu quả cao nhất trong từng giai đoạn.
Tùy vào mục tiêu, doanh nghiệp có thể triển khai Facebook, TikTok, Website, SEO, Google Ads, LinkedIn, Email Marketing, PR, sự kiện hoặc các hoạt động marketing offline. Thay vì dàn trải trên quá nhiều kênh, doanh nghiệp nên tập trung đầu tư vào một số kênh trọng tâm, vừa giúp tối ưu chi phí vừa dễ dàng xây dựng kế hoạch nhân sự và nội dung phù hợp cho từng hoạt động marketing.
Kế hoạch xây dựng nội dung marketing
Sau khi xác định được các kênh marketing sẽ triển khai, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch nội dung tương ứng cho từng kênh. Kế hoạch này giúp xác định rõ mỗi kênh sẽ truyền tải thông điệp gì, triển khai theo định dạng nào, tần suất ra sao và phục vụ mục tiêu marketing nào trong từng giai đoạn.
Ví dụ, Facebook cần kế hoạch nội dung để duy trì tương tác và xây dựng cộng đồng, SEO cần hệ thống bài viết và trang dịch vụ để tăng khả năng tiếp cận khách hàng từ công cụ tìm kiếm, còn các chiến dịch truyền thông sẽ cần những nội dung riêng phục vụ từng mục tiêu cụ thể. Một kế hoạch nội dung rõ ràng không chỉ giúp các kênh marketing hoạt động đồng bộ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp xác định khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực và xây dựng đội ngũ phù hợp.
Xây dựng timeline triển khai
Sau khi đã xác định được mục tiêu, kênh và nội dung marketing, doanh nghiệp cần xây dựng timeline triển khai trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Timeline giúp xác định từng giai đoạn sẽ thực hiện những hoạt động nào, từ đó chủ động chuẩn bị ngân sách, nguồn lực và kế hoạch nhân sự phù hợp.
Không có một timeline chung cho mọi doanh nghiệp vì mỗi ngành nghề sẽ có chu kỳ kinh doanh và tốc độ phát triển khác nhau. Dựa trên lộ trình này, doanh nghiệp sẽ biết thời điểm nào cần tuyển thêm nhân sự, thời điểm nào có thể kết hợp với các đơn vị Outsource và khi nào cần mở rộng team marketing để đáp ứng những mục tiêu lớn hơn. Đây cũng là cơ sở giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ theo từng giai đoạn thay vì tuyển dụng ồ ạt và gây lãng phí nguồn lực.
2. Tuyển dụng nhân sự triển khai
Khi đã có kế hoạch marketing, doanh nghiệp sẽ xây dựng Action Plan cho giai đoạn 3 đến 6 tháng tiếp theo. Đây là bản kế hoạch triển khai chi tiết trong ngắn hạn, giúp xác định những công việc cần thực hiện và nguồn lực cần chuẩn bị.
Việc tuyển dụng nên bám sát Action Plan thay vì cố gắng xây dựng một phòng marketing đầy đủ ngay từ đầu.
Ví dụ, nếu mục tiêu trong 3 đến 6 tháng đầu là xây dựng website, phát triển fanpage và triển khai một số hoạt động truyền thông cơ bản thì doanh nghiệp chỉ cần tuyển những vị trí đủ để hoàn thành các công việc này như Marketing Lead, Content Marketing, Graphic Designer và Marketing Executive.
Thông thường, một đội ngũ từ 3 đến 5 nhân sự đã có thể đáp ứng tốt nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn đầu.
Cân đối giữa nhân sự nội bộ và Outsource
Một lưu ý rất quan trọng là doanh nghiệp không nên kỳ vọng đội ngũ nội bộ sẽ thực hiện toàn bộ hoạt động marketing.
Đối với những công việc diễn ra thường xuyên, đội ngũ nội bộ hoàn toàn có thể đảm nhận. Tuy nhiên, với các chiến dịch lớn hoặc các hạng mục cần chuyên môn cao, doanh nghiệp nên kết hợp với các đơn vị Outsource.
Ví dụ, nếu trong thời gian ngắn cần sản xuất số lượng lớn nội dung, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuyển thêm nhiều nhân sự Content Marketing. Thay vào đó, đội ngũ nội bộ có thể đảm nhận khoảng 40–60% khối lượng công việc, phần còn lại được giao cho các đơn vị bên ngoài.
Việc kết hợp giữa nhân sự nội bộ và Outsource sẽ giúp tối ưu chi phí, tăng tính linh hoạt và giải quyết nhanh các nhu cầu phát sinh mà không làm bộ máy trở nên cồng kềnh.
Chuẩn bị môi trường làm việc
Song song với quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị đầy đủ môi trường làm việc để đội ngũ có thể bắt đầu công việc ngay khi gia nhập. Điều này không chỉ bao gồm văn phòng và trang thiết bị mà còn là toàn bộ hệ thống công cụ phục vụ cho hoạt động marketing.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn máy tính, email doanh nghiệp, tài khoản các phần mềm làm việc, công cụ quản lý dự án, hệ thống lưu trữ dữ liệu, website, tài khoản mạng xã hội, bộ nhận diện thương hiệu và các tài nguyên marketing hiện có. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp nhân sự nhanh chóng làm quen với công việc, giảm thời gian đào tạo, hạn chế gián đoạn trong quá trình triển khai và giúp toàn bộ team marketing vận hành đồng bộ ngay từ những ngày đầu
3. Thiết kế quy trình làm việc và hệ thống KPI
Sau khi đã có bộ khung nhân sự cơ bản, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quy trình và KPI để toàn bộ hoạt động marketing được vận hành thống nhất.
Trước hết, cần xác định rõ luồng công việc và cơ chế báo cáo giữa các vị trí. Ví dụ, nhân sự triển khai sẽ báo cáo cho Marketing Leader, Marketing Leader sẽ tổng hợp kết quả và làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc. Cách tổ chức này giúp thông tin được xuyên suốt và dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các quy trình quan trọng như quy trình lập kế hoạch, quy trình sản xuất nội dung, quy trình thiết kế, quy trình triển khai quảng cáo, quy trình làm việc với các phòng ban khác, quy trình thanh toán, quy trình mua dịch vụ bên ngoài và quy trình làm việc với các đối tác Outsource.
Song song với quy trình là hệ thống KPI. Các KPI cần được xây dựng dựa trên mục tiêu marketing đã xác định từ đầu và phải có khả năng đo lường được hiệu quả công việc của từng vị trí.
Không nên xây dựng quy trình quá phức tạp
Một sai lầm phổ biến là nhiều doanh nghiệp cố gắng xây dựng quy trình, KPI hoặc OKR quá chi tiết ngay từ khi team marketing mới thành lập.
Trong giai đoạn đầu, đội ngũ còn nhỏ, một nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Nếu áp dụng quá nhiều quy trình hoặc KPI phức tạp sẽ khiến nhân sự mất nhiều thời gian xử lý thủ tục hơn là tập trung triển khai công việc.
Vì vậy, doanh nghiệp chỉ nên xây dựng những quy trình và KPI đơn giản, đủ để đội ngũ vận hành hiệu quả. Khi quy mô phòng marketing phát triển và cơ cấu tổ chức hoàn thiện hơn, doanh nghiệp mới tiếp tục chuẩn hóa và mở rộng hệ thống quản trị.
4. Phát triển team marketing theo từng giai đoạn
Xây dựng team marketing là một quá trình đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.
Sau khi bộ khung cơ bản đã vận hành ổn định và hoàn thành các mục tiêu trong ngắn hạn, doanh nghiệp sẽ từng bước mở rộng đội ngũ để đáp ứng những kế hoạch lớn hơn trong trung và dài hạn.
Khi số lượng kênh marketing nhiều hơn, quy mô chiến dịch lớn hơn hoặc doanh nghiệp mở rộng sản phẩm và thị trường, lúc đó mới là thời điểm phù hợp để bổ sung thêm các vị trí chuyên môn như SEO, Performance Marketing, Video Editor, CRM hoặc Marketing Automation.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên tuyển dụng quá nhiều nhân sự trong cùng một thời điểm. Việc mở rộng quá nhanh sẽ khiến công tác quản lý trở nên khó khăn, trong khi nhân sự mới cũng chưa có đủ thời gian để hiểu về sản phẩm, văn hóa doanh nghiệp và quy trình nội bộ.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên phát triển đội ngũ theo từng giai đoạn, bám sát kế hoạch marketing và nhu cầu thực tế. Mỗi khi đạt được một cột mốc phát triển, doanh nghiệp sẽ đánh giá lại bộ máy hiện tại, bổ sung nhân sự còn thiếu và tiếp tục hoàn thiện hệ thống vận hành.
Việc bắt đầu từ một team marketing tinh gọn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi hoạt động, tối ưu chi phí, dễ quản lý và tạo nền tảng vững chắc để phát triển thành một phòng marketing chuyên nghiệp trong tương lai.
5. Một vài sai lầm phổ biến khi setup phòng marketing
Bên cạnh việc xây dựng đúng quy trình, doanh nghiệp cũng cần tránh một số sai lầm thường gặp trong quá trình setup phòng marketing. Những sai lầm này có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực nhưng vẫn không xây dựng được một đội ngũ marketing hoạt động hiệu quả.
Không xây dựng kế hoạch marketing trước khi tuyển dụng
Đây là sai lầm phổ biến nhất của nhiều doanh nghiệp. Thay vì xây dựng kế hoạch marketing trước, doanh nghiệp lại bắt đầu bằng việc tuyển dụng nhân sự theo cảm tính hoặc theo nhu cầu phát sinh.
Ví dụ, doanh nghiệp thấy thiếu Designer thì tuyển Designer, thấy cần chạy quảng cáo thì tuyển Digital Marketing, thấy cần viết bài thì tuyển Content Marketing. Tuy nhiên, sau khi nhân sự vào làm lại không có kế hoạch cụ thể, không xác định được mục tiêu, không biết cần triển khai những hoạt động gì hoặc giao những đầu việc nào.
Ngược lại, cũng có nhiều trường hợp doanh nghiệp tuyển đúng người nhưng lại giao những công việc vượt quá chuyên môn của họ. Điều này khiến nhân sự không phát huy được năng lực, hiệu quả công việc thấp và dễ nghỉ việc sau một thời gian ngắn.
Thực tế, kế hoạch marketing luôn phải được xây dựng trước, sau đó mới xác định cơ cấu nhân sự phù hợp để triển khai. Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng thời điểm và tối ưu chi phí nhân sự.
Xây dựng quy trình và KPI quá phức tạp ngay từ đầu
Nhiều doanh nghiệp mong muốn xây dựng một phòng marketing thật chuyên nghiệp nên áp dụng hàng loạt quy trình, KPI và OKR ngay từ khi đội ngũ mới được thành lập.
Tuy nhiên, quy trình không phải là thứ có thể xây dựng hoàn chỉnh ngay từ đầu mà sẽ dần được hình thành trong quá trình vận hành. Khi đội ngũ còn nhỏ, một nhân sự thường đảm nhận nhiều vai trò khác nhau nên các quy trình cũng cần đơn giản và đủ linh hoạt để phù hợp với thực tế.
Nếu áp dụng quá nhiều quy định hoặc KPI phức tạp, đội ngũ sẽ mất nhiều thời gian cho việc tuân thủ quy trình hơn là tập trung triển khai công việc. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ nên chuẩn hóa những quy trình thực sự cần thiết và hoàn thiện dần khi phòng marketing phát triển.
Giao việc xây dựng phòng marketing cho người không có chuyên môn
Marketing là một lĩnh vực có tính chuyên môn cao và cần có góc nhìn tổng thể về thương hiệu, khách hàng, kinh doanh và truyền thông. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại giao nhiệm vụ setup phòng marketing cho những người không có chuyên môn như Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng phòng Kinh doanh hoặc một quản lý nội bộ khác.
Mặc dù họ có kinh nghiệm quản lý, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc có đủ kiến thức để xây dựng một hệ thống marketing bài bản. Kết quả là phòng marketing thường chỉ giải quyết những nhu cầu phát sinh trước mắt, thiếu chiến lược dài hạn và các hoạt động triển khai mang tính tự phát.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự phù hợp, việc tìm đến các chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn có kinh nghiệm setup phòng marketing sẽ là giải pháp hiệu quả hơn. Sau khi hệ thống đã được xây dựng và vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể tiếp nhận và phát triển đội ngũ nội bộ theo đúng định hướng đã đề ra.
