Những Lưu Ý Khi Làm Việc Với Agency

Trong quá trình làm việc đừng chọn agency một cách thoáng qua hãy tìm agency có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn. 

I. Vai trò của agency đối với việc hỗ trợ doanh nghiệp trong mục tiêu kinh doanh 

Agency được xem như là đối tác chiến lược của doanh nghiệp khi hỗ trợ doanh nghiệp trong các mục tiêu kinh doanh, hỗ trợ hoạt động marketing, hỗ trợ thúc đẩy doanh số và cải thiện chất lượng hiệu quả vận hành.

II. Sau đây là những điều cần chú ý khi hợp tác với Agency

1. Doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng

Khi bắt đầu hợp tác với một agency, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ mục tiêu và kỳ vọng của mình. Doanh nghiệp bạn muốn tăng doanh số, nâng cao nhận diện thương hiệu hay cải thiện về traffic? Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp định hướng chiến dịch marketing mà còn giúp agency có thể hiểu được điều bạn đang hướng tới và đáp ứng đúng yêu cầu của bạn.

Không nên đặt kỳ vọng quá cao và thiếu thực tế. Điều này có thể gây áp lực không cần thiết và làm giảm hiệu quả công việc.

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn muốn agency  tạo ra một chiến dịch viral trên tik tok trong thời gian ngắn, hãy hiểu rằng không phải chiến dịch nào cũng có thể đạt được hiệu quả như mong đợi ngay lập tức. Hãy đặt kỳ vọng thực tế và đánh giá dựa trên sự tiến bộ.

2. Chọn Agency phù hợp với ngành của bạn

Đừng chọn agency một cách thoáng qua, lựa chọn Agency chuyên về Website mà doanh nghiệp bạn lại đang kinh doanh mỹ phẩm? Tìm agency có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn. Xem portfolio, các chiến dịch, khách hàng mà họ từng hợp tác. Đừng ngại "soi kỹ" trước khi quyết định.

Xem thêm: Cách chọn đơn vị agency phù hợp

3. Cử người liên lạc và phụ trách làm việc với agency có đủ chuyên môn

Tình trạng thường thấy đó là việc các doanh nghiệp cử những người chuyên môn yếu kém, thậm chí là không có chuyên môn để làm việc với agency. Dẫn đến tình trạng “ông nói gà bà nói vịt”, hay việc đưa ra những yêu cầu vô lý đối với agency.

Người liên lạc phải là người có chuyên môn cao hoặc ít nhất ở mức cơ bản để đảm bảo làm việc với agency một cách nhịp nhàng nhất có thể. Hay đơn giản là dễ dàng đi đến thống nhất công việc giữa 2 bên.

4. Liên lạc và cập nhật thông tin liên tục với agency marketing

Duy trì liên lạc, thống nhất tần suất liên lạc với agency để đảm bảo theo sát tiến độ để có thể đưa ra những nhắc nhở, cảnh báo hoặc để hỗ trợ các vấn đề phát sinh ngày lập tức - vừa giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ và giúp agency thực hiện công việc một cách dễ dàng.

5. Đánh giá và đo lường kết quả công việc của agency marketing

Hãy xem xét các dự án sáng tạo mà agency đã thực hiện trước đó để đánh giá khả năng đổi mới của họ. Sự độc đáo trong ý tưởng có thể là điểm khác biệt lớn giữa thành công và thất bại.Trong suốt quá trình hợp tác, hãy theo dõi sát sao tiến độ và hiệu quả của chiến dịch. Ví dụ đặt KPI cụ thể Tăng traffic 20%, tăng đơn hàng 15%, tỷ lệ chuyển đổi 5% Theo dõi sát sao, điều chỉnh kịp thời. Đừng ngại "khó" với agency nếu họ không đạt mục tiêu.

6. Đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm của agency marketing

Trao đổi rõ ràng về các điều khoản hợp đồng, chi phí và quy trình làm việc. Cả hai bên cần chia sẻ trách nhiệm và cùng nhau giải quyết những vấn đề phát sinh.

Yêu cầu agency cung cấp kế hoạch chi tiết về các hoạt động và mục tiêu cụ thể. Agency cần cam kết trách nhiệm đối với kết quả chiến dịch. Hợp đồng cần rõ ràng về tiến độ, thanh toán, phụ lục đối với các hạng mục phức tạp, xử lý vấn đề phát sinh và tranh chấp. Điều này giúp tránh các rắc rối không đáng có trong quá trình hợp tác.

Hợp đồng rõ ràng, tránh rắc rối sau này Một hợp đồng chi tiết, rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm sẽ giúp cả hai bên tránh được những "cơn đau đầu" không đáng có. Hãy đọc kỹ và đặt câu hỏi nếu có bất cứ điều gì chưa rõ.

Ví dụ: Hợp đồng nên quy định rõ ràng về lịch trình thanh toán, các mốc tiến độ dự án, và cách xử lý nếu có vấn đề phát sinh. Nếu có phụ lục, cần nêu rõ chi tiết các hạng mục phức tạp và cách thực hiện.

Hay việc thanh toán cho các bên thứ 3 nếu có cần yêu cầu agency cung cấp rõ ràng về hoá đơn, hình thức thanh toán rõ ràng. Ví dụ như việc thanh toán các khoản quảng cáo, các agency thường dùng thủ thuật “xù tiền” những platform như Facebook, Google để tăng lợi nhuận - những thủ thuật này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về dài hạn như page, website bị các platform cho vào blacklist. Vì vậy nếu thuê agency chạy quảng cáo cần yêu cầu họ cung cấp invoice hoặc tài khoản quảng cáo có thể kiểm tra tính minh bạch.

7. Thống nhất đầu mối thông tin liên lạc với agency

Tốt nhất là chọn 1-2 người làm "cầu nối" thôi. Kiểu như là bên agency một anh, bên doanh nghiệp một chị, vậy là đủ rồi. Cứ để hai người này nói chuyện với nhau là xong.

Tưởng tượng mà xem, nếu cứ ai cũng nhảy vào nói một câu thì chỉ có nước mọi thứ sẽ bị hỗn loạn và không đi được tới đâu.

Ví dụ: Hãy cử một người từ phía doanh nghiệp và một người từ phía agency làm cầu mối liên lạc trao đổi thông tin. Hai cầu nối này trẻ truyền đạt thông tin lại cho team. Như thế thì sẽ mọi thứ sẽ có thể thuận lợi hơn.

8. Theo dõi tiến độ công việc của agency

Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc theo định kỳ để đảm bảo các hoạt động được diễn ra đúng kế hoạch và đúng hạn. Việc theo dõi quá trình thực hiện công việc thường xuyên cũng giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra các sai sót sớm và khắc phục. 

9. Rõ ràng về ngân sách và phương thức thanh toán

Đưa ra phạm vi và giới ngân sách mà Agency có thể sử dụng, thực hiện trong quá trình tiến hành dự án một cách rõ ràng ngay từ đầu, và trao đổi rõ ràng về các vấn đề chi phí, hoạt động có thể phát sinh trong tương lai. Phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán cũng cần được thống nhất rõ ràng trong hợp đồng để tránh những tranh chấp không đáng có trong quá trình hợp tác. 

III. Một số lợi ích agency mang lại cho doanh nghiệp

Lời khuyên giá trị, hữu ích: Agency có chuyên môn cao, họ sẽ có đủ kiến thức và kinh nghiệm để cung cấp những lời khuyên giá trị dưới góc nhìn toàn diện và sáng tạo. Bên cạnh đó, các agency này cũng có thể giúp bạn tận dụng tối đa các nguồn lực như công cụ, kênh và những cách thức tốt nhất để đạt được mục tiêu.

Tiết kiệm được thời gian & nguồn lực: Khi thuê Agency làm việc, doanh nghiệp sẽ có thể tập trung thời gian và nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh, marketing khác. Từ đó, giảm được áp lực và tiết kiệm được thời gian. 

Bắt kịp xu hướng mới: Agency luôn phải cập nhật xu hướng mới và đổi mới để bắt kịp trào lưu, vì vậy họ sẽ có nhiều phương pháp thu hút khách hàng và tạo sự chú ý đến khách hàng mục tiêu. Song song với đó, Agency chuyên nghiệp sẽ biết cách đưa hình ảnh thương hiệu của bạn xuất hiện trước công chúng một cách gần gũi, tự nhiên, tạo sự thiện cảm và ấn tượng tốt với công chúng.

Tối ưu chi phí: Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí vì không cần duy trì đội ngũ nội bộ, vì thế, bạn có thể tập trung ngân sách cho những hoạt động khác. Thêm vào đó, các Agency làm việc với các đối tác quảng cáo thường xuyên, họ sẽ có những mức giá cạnh tranh hơn về các dịch vụ như Google, Facebook,... nhờ vậy doanh nghiệp cũng sẽ tối ưu hoá được chi phí.

Có góc nhìn đa chiều: Agency nhiều năm kinh nghiệm đã thường xuyên tiếp xúc và làm việc với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau trong cùng lĩnh vực, thêm vào đó cách họ nhìn nhận vấn đề khác với doanh nghiệp, vì vậy cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện và tổng quan hơn. Sau cùng, dựa vào kinh nghiệm họ có thể đưa ra những ideas độc đáo, mới lạ, phù hợp với đối tượng mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn hướng đến.

Đảm bảo cam kết KPI: Thông thường các Agency sẽ cam kết KPI về các mục tiêu cụ thể cũng như hiệu quả công việc mà họ có thể đem lại. Điều này đảm bảo được chất lượng công việc, sự rõ ràng và minh bạch, đặc biệt là doanh nghiệp có thể dễ dàng tiến hành kiểm tra và xem xét hiệu quả.