I. Làm Việc Với Khách Hàng Có Khó Khăn Không?
Là một designer, chắc hẳn không ít lần bạn đã gặp những tình huống dở khóc dở cười với các vị khách hàng “khó tính” hoặc xoay bạn như chong chóng tre, để rồi công việc cứ mãi leo thang mới xong. Vậy đây có phải là lỗi của khách hàng hay không? Họ quá khó chiều để bạn có thể đáp ứng được yêu cầu?
Thật ra, bạn không thể trách móc khách hàng hết được. Giữa hai người thân trong gia đình còn không hiểu nhau hoàn toàn thì giữa bạn và khách hàng cũng không thể tránh khỏi việc đó. Vì thế, sự hợp tác nghiêm túc giữa desinger và khách hàng chính là cầu nói giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và khách hàng cũng nhận được sản phẩm như ý muốn.
II. Các lưu ý để làm việc hiệu quả với khách hàng cho designer
Thỏa thuận rõ ràng trước khi thực hiện
Trước khi thiết kế sản phẩm, cả hai bên cần thỏa thuận rõ ràng với nhau, nếu có sự bất bình, xung đột quan điểm bạn hãy cứ nêu ra một cách thẳng thắng mang tính chất góp ý. Từ đó, dựa trên thỏa thuận, designer sẽ dễ dàng làm việc và đối chiếu với lại khách hàng hơn nếu có các vấn đề phát sinh.
Làm rõ tối đa brief của khách hàng
Brief hiểu đơn giản là bản tóm tắt mong muốn và mục tiêu của khách hàng, chứa đựng các thông tin cần thiết để desinger có thể làm việc tốt. Một brief cần gồm có các yếu tố sau: mục tiêu ngắn gọn, súc tích và logic, đề cập đến ngân sách hợp lí, có deadline rõ ràng, phong cách thiết kế.
Thế nên, nếu brief của khách hàng còn mơ hồ, thiếu chi tiết hoặc không phù hợp thì designer cần trao đổi lại với khách hoặc chủ động đặt các câu hỏi chi tiết để nắm được yêu cầu và làm việc tốt hơn.
Quy trình làm việc rõ ràng
Sau khi đã thông qua brief và đạt thỏa thuận với khách hàng, designer nên có kế hoạch timeline cụ thể cho từng giai đoạn thiết kế sản phẩm như: research references (tìm các mẫu tham khảo), phác thảo ý tưởng, hoàn thiện thiết kế, chỉnh sửa nếu có,...
Ở mỗi giai đoạn, designer nên gửi khách hàng xem thử để kịp nhận phản hồi và điều chỉnh trước khi qua bước tiếp theo. Điều này giúp cả bạn và khách hàng tiết kiệm được công sức và tránh lãng phí thời gian như phải quay lại chỉnh sửa từ đầu.
Ghi chú và yêu cầu xác nhận từ khách hàng với những thống nhất quan trọng
Trong quá trình làm việc, không tránh khỏi những sự thay đổi quan trọng từ cả khách hàng và designer. Nó có thể là các vấn đề như thay đổi về thiết kế, đề xuất hình ảnh, điều chỉnh thời gian hoàn thiện,... và tất cả đều cần được designer ghi chú lại và yêu cầu xác nhận từ khách hàng. Sau khi cả hai đã thống nhất với những thay đổi, quyết định thì designer mới tiếp tục làm việc tiếp. Việc này giúp tạo sự minh bạch khi làm việc và tránh những rắc rối xảy ra như “Chị có bảo thế đâu”; “Sao em thay đổi mà không nói chị”,...
Lắng nghe và thấu hiểu khách hàng
Cho dù là đúng hay sai đi nữa thì trên tinh thần, khách hàng đang muốn nêu ra ý kiến của mình khi họ đã bỏ tiền ra đầu tư. Những góp ý hay “phàn nàn” của khách hàng rất quan trọng giúp bạn hoàn thiện sản phẩm, thậm chí là có khi cho bạn thêm một góc nhìn mới mẻ. Đồng thời việc lắng nghe cẩn thận và phản hồi lại từng feedback của khách hàng cũng như giải thích đơn giản lí do tại sao bạn làm như vậy với tinh thần tích cực để họ cảm thấy được tôn trọng.
Lưu ý vấn đề thanh toán
Bạn cần ấn định sẵn mức giá dựa trên quy mô công việc và năng lực của bản thân. Từ đó, bạn có thể thỏa thuận mức chi trả cuối cùng khi nhận ngân sách của khách hàng cũng như yêu cầu trả thêm khi có chi phí phát sinh. Khách hàng cần đặt cọc trước một số tiền (thường là 30-50 %) để đảm bảo giảm thiểu rủi ro khi gửi sản phẩm rồi mà không nhận được đồng nào.Vì vậy, trong hợp đồng, bạn cần ghi rõ nếu khách hàng không cọc tiền thì bạn sẽ không bắt đầu thực hiện công việc.
Cuối cùng là hình thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản,... và yêu cầu nhận hóa đơn thanh toán khách hàng để tăng tính minh bạch khi làm việc giữa hai bên.
III. Kết luận
Làm việc với khách hàng chưa bao giờ là dễ dàng với designer cả, chắc chắn sẽ có những tình huống khó đỡ diễn ra. Những lưu ý trên tất nhiên là mang tính tham khảo, sẽ không đảm bảo là phù hợp với tất cả trường hợp. Vì thế, vấn đề quan trọng nhất là ở con người: khách hàng và designer. Nếu bạn cảm thấy khách hàng của mình quá khó tính và không thể đáp ứng được yêu cầu của họ hoặc phong cách thiết kế của bạn chưa phù hợp với brief của khách hàng hãy từ chối một cách khéo léo. Đừng có gượng ép bản thân mà “lợi bất cập hại”, vừa không đáp ứng được yêu cầu khách hàng vừa giảm sự uy tín của bản thân.
